Referenzgespräch

11. Mai 2020

"Spaß hat das Gespräch gemacht!" sagt Wolfgang Schwarz. Gesprochen wurde mit einem Partner-Beratungshaus sowie deren Interessenten für ein SAP System. Der Interessent betreibt PV-Anlagen und möchte dafür das Cloud ERP System SAP Business ByDesign einsetzen - auch weil es besonders gut für IoT Szenarien geeignet ist. Schwarz nutzt dies bereits. Das Unternehmergespräch war für beide Seiten ein Gewinn.

Zusammenfassung

In der Unternehmensgruppe Schwarz setzen wir SAP Business ByDesign und die eam4cloud ein damit es rund läuft.

SAP Business ByDesign unterstützt unsere IT Strategie: Do more with less Systems. Single Source of Truth.

Haben Sie andere ERP Systeme in die engere Auswahl genommen?

Bevor wir uns 2012 für SAP Business ByDesign entschieden hatten, hatten wir "das große" SAP im Einsatz. Wer ECC 6.0 (besser bekannt als R/3) erlebt hat ist von der Leistungsfähigkeit und Vielfalt verwöhnt. Allerdings ist der Weg zum Erfolg immer steinig und Steil. Nach der Neuausrichtung des Unternehmens haben die eingerichteten Prozesse nicht mehr gepasst.

Wir haben hinterfragt ob wir wieder ein integriertes ERP-System brauchen. Schnell war klar: Ja brauchen wir. Mit Ecxel und einem Buchhaltungsprogramm war die Vielzahl der Geschäftsmodelle, gemessen an der neuen Unternehmensgröße, nicht zuverlässig und rechtssicher abbildbar.

Folgende Systeme waren in der engeren Auswahl:

- SAP ERP ECC 6.0 (R/3) in überarbeiteter Version. Die Lösung war für unsere Unternehmensgröße nicht wirtschaftlich.

- SAP Business One, Sage, DATEV: Diese Lösungen haben uns zwar gut gefallen, doch war schon absehbar dass wir an Grenzen stoßen. Schon bei der Einführung hätten wir Workarounds anwenden müssen. Auch hätten dieses Lösungen weitere Systeme (z.B. für Auswertungen) erfordert, doch wollten wir Schnittstellen vermeiden.

- Netsuite, Microsoft Dynamics: Uns hat deren Ökosystem nicht so gut gefallen.

Es gab keine Shortlist. SAP Business ByDesign hat ziemlich perfekt für uns gepasst.

Welchen Anteil Ihrer Geschäftsanforderungen werden durch Ihre ERP Lösung abgedeckt?

SAP Business ByDesign deckt alle unsere Geschäftsanforderungen ab, bis auf Lohnabrechnung und Banking.

Und unsere Geschäftsanforderungen sind vielseitig. Hier ein kurzer Auszug als groben Überblick:

- Marketing: Automatische Leadverarbeitung, Umfangreiches Emailmarketing
- Verkauf: Auftragsabwicklung, Vertragsmanagement
- Logistik: Warenlieferungen (und zum Glück wenige Rücklieferungen)
- Produktion: Durchgängige Chargenverwaltung, auftragsbezogene und lagerbezogene Fertigung
- Service: Asset Management, Asset Tags, Reaktive Instandhaltung, Wiederkehrende Instandhaltung, Reparaturabwicklung, IoT Integration
- Einkauf: Hoch automatisierter Einkauf von A und C Teilen, Ausschreibungsmanagement für Projekte
- Projektmanagement: Für Beratungs- und Bauprojekte
- Finance: Nebenkostenabrechnung in der Vermietung, Profit-Centerrechnung, parallele Rechnungslegung, Jahresabschlüsse, E-Bilanz für 8 Unternehmen

Wie viele Add-Ons benutzen Sie?

SAP bezeichnet Business ByDesign als Umfassende Lösung. Und das ist ByDesign auch. Sehr viel geht mit Bordmitteln - sofern man sich darauf einlässt. Daher sind nur wenige Add-Ons nötig:

- eam4cloud: Eine Lösung zum Enterprise Asset Management. Diese Lösung benutzen wir für die Serviceabwicklung und teilweise für die Vermietung.

- mail2request: Eine Lösung zur automatisierten Abwicklung von Servicemeldungen die unser SAP System direkt per Email erreichen und verarbeiten kann. Außerdem sorgt die Lösung für eine automatische Weiterverarbeitung von Serviceanfragen. Sie automatisiert unsere Service- und Beschaffungsprozesse flexibel bis hin zum Maximum und fügt sich nahtlos in die Standardprozesse ein.

- mail2lead: Eine Lösung zur automatischen Verarbeitung von Leads die unser SAP System direkt per Email erreichen. Diese Leads kommen von unseren Websites aber auch von Webplattformen Dritter. Sie automatisiert unser Marketing stark und macht den Erfolg der einzelnen Marketingkanäle sichtbar.

- Mängelrüge: Eine Lösung Mängel rügen zu können. Sie fügt sich nahtlos in die Einkaufsprozesse ein und ist sowohl für Dienstleistungen als auch für Waren nutzbar.

Haben Sie für maßgeschneiderte Add-Ons?

Ja, folgende dieser Apps sind für uns entwickelt worden:
- mail2request
- mail2lead
- Mängelrüge

Wie einfach/schwierig war es diese Add-Ons zu bekommen?

Das Add-On eam4cloud ist eine Multi-Customer-Solution. Also eine Lösung die bereits bei vielen Kunden im Einsatz ist und die zentral weiterentwickelt wird. Diese zu bekommen ist einfach: Vertragsunterzeichnen, Vertragspartner installiert das Add-On. Dann muss nur noch konfiguriert und Daten gepflegt werden. Doch kann diese Lösung viel und die Prozesse sind komplex. Beratung ist nötig.

Die anderen drei Add-Ons wurden für uns maßgesschneidert. Dabei handelt es sich um typische Softwareentwicklungsprojekte. Die Mängelrüge waren nur 3 Manntagen Programmieraufwand. Mail2Request waren deutlich mehr.

Wie einfach/schwierig ist es Änderungen an der zugrundeliegenden Geschäftsstruktur vorzunehmen wenn es zu Zukäufen oder Erweiterung der Geschäftsmodelle kommt?

ByDesign kann schnell konfiguriert werden. Auch sind Organisationsstrukturen schnell angepasst. Doch ist es damit nicht getan. Stammdaten müssen gepflegt werden. Das geht oft über Massenpflegen - doch darf der Aufwand nicht unterschätzt werden. Den Übergang von Alten zu neuen Prozessen zu managen ist nicht ganz einfach. Benutzerverhalten, Systemeinstellungen und Stammdatenpflege muss gut aufeinander abgestimmt werden.

Bewährt haben sich zwei Dinge:

- Neue Geschäftsmodelle entwickeln wir immer direkt im System und stimmen beides aufeinander ab. Von Anfang an. Das sorgt für flüssige Abläufe.

- Egal ob Neues oder Änderungen: Wir erzeugen ein neues Testsystem, entwickeln dort die Lösung und gehen dann erst ins Produktivsystem. Das verhindert "Datenleichen" und Anderes.

Benötigen Sie externen Support für die Wartung des ERP-Systems?

SAP führt 4 große Updates im Jahr durch. Wir müssen nicht tun. Seit 2012 haben wir noch nie Unterstützung gebraucht und mussten auch selbst nichts nennenswertes unternehmen. Nur einmal (dieses Jahr) kam es zu einem Problem. Das wurde im Testsystem bemerkt und zeitnah behoben.

Hier wird der Vorteil eines Cloud ERPs deutlich. Wir müssen uns nicht um den Betrieb kümmern - wir fokussieren uns auf unser Geschäft.

Alle anderen Systeme die wir haben (Mailsystem, Dokumentmanagementsystem, Wissensmanagement, ... ) brauchen sind viel aufwändiger im Betrieb obwohl wir oft nur einmal im Jahr ein großes Update durchführen. Und nie sind wir so aktuell wie mit ByDesign.

Wie zufrieden sind Sie mit Ihre Asset Management Lösung?

Egal wie gut die Lösung ist (und die eam4cloud ist sehr gut) sind wir eigentlich nie ganz zufrieden. Es geht immer weiter. Das zeichnet die eam4cloud aus, sie wird ständig weiterentwickelt. Unsere Wünsche und Anforderungen werden gehört. Wir hoffen dass das User-Interface weiter gestärkt wird, so dass die vorhandenen, tollen Daten optimal konsumiert werden können.

Ingesamt bilden viel mehr ab als gedacht. Inzwischen ist sie ein zentrales Element unserer Organisation.

zurück zur Übersicht